Управление персоналом

Тема в разделе "Консалтинг", создана пользователем Profi, 14 янв 2018.

  1. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Обсуждение вопросов связанных с управлением персонала на производстве.
     
  2. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Почему вовлеченность персонала может быть вредная бизнесу?
    Внутренней мотивацией сложнее управлять. Поэтому руководитель может потерять контроль над сотрудником или прилагать больше усилий для его управления. Чтобы управлять вовлеченными сотрудниками, руководителю надо самому быть вовлеченным.

    У вовлеченных работников внутренняя система оценивания процесса и результата труда, и если собственные оценки работника не совпадают с оценками руководителя, работник отдаст предпочтение собственным оценкам.

    По этой же причине работник может ошибаться в том, что надо делать. Может сделать лишнее. Крайний случай – работник может пойти на предательство ради реализации своей системы ценностей. Примеры вербовки сотрудников спецслужбами во время холодной войны на основании политических убеждений достаточно известны.

    Уровень вовлеченности работников в коллективе, как правило, разный. В связи с этим возникает рассогласованность в коллективе: если часть работников вовлечены в работу, а часть нет, то различия могут выступать источником конфликтов. У вовлеченных сотрудников появляется специфический набор ценностей: работа, результат, продукт. Кто не разделяет эти ценности, тот иной, не наш, враг.

    Управление человеком с внешней мотивацией проще, от работника быстрее добиться необходимого результата, и в наше время стремительных изменений такой вариант часто более эффективен.
     
  3. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Многие работодатели уже оценили преимущества вовлеченности – стабильность кадрового состава, снижение расходов на привлечение и удержание талантливых сотрудников, высокая производительность труда (по данным статистики, один вовлеченный сотрудник стоит шести удовлетворённых).

    Вовлеченность персонала обязательно сказывается на удовлетворённости клиента, и как следствие — повышает прибыльность бизнеса в целом.


    Компании, где уровень вовлеченности персонала составляет менее 25%, никогда не достигнут своих бизнес- целей. Это объясняется рядом причин. Во-первых, равнодушные сотрудники обладают довольно низкой производительностью. На работу приходят только потому, что надо где-то работать, где-то получать зарплату. Во-вторых, для невовлеченных сотрудников является важным постоянное пребывание в зоне комфорта, а всякое развитие, как мы знаем, начинается исключительно в зоне дискомфорта. От развития сотрудников во многом зависит и развитие самой компании – кому, как не рядовому сотруднику, привнести новую идею, новые способы решения старых и нестандартных задач, повысить результативность труда, заставить новое время и новые технологии этого изменяющегося мира работать в пользу компании и себя самого? Невовлеченные сотрудники ничем из перечисленного заниматься точно не будут, а значит, бизнес будет идти проторенной дорожкой до тех пор, пока не исчерпает сам себя.

    Построение системы вовлеченности
    Проще всего выстраивать систему вовлеченности в молодых компаниях. В их сотрудниках силён дух открывателей бизнеса. Все полны энтузиазма, энергии, чётко представляют цели бизнеса и не отделяют их от своих собственных целей. Высокий уровень вовлеченности руководителей, в том числе – линейных – заряжает позитивной энергией новых сотрудников. Это лидеры, на действия которых ориентируются все остальные. Их сила и уверенность в себе ведут компанию к развитию. В этих компаниях принцип «открытости» (один из самых важных принципов, влияющих на вовлеченность), является естественным — каждый шаг и каждый результат сделанного шага транслируются персоналу, часто проводятся коллективные обсуждения, «мозговые штурмы» — и если компания, взяв этот курс, не отклонится от него, то динамика роста будет весьма продолжительной.

    В зрелых компаниях, у которых чувство новизны давно утрачено, вовлеченность приходится развивать искусственно. Я сейчас употребила именно слово «развивать», а не «поддерживать», т.к. для российского бизнеса вовлеченность является относительно новым инструментом повышения эффективности, и многие работодатели сейчас стоят в самом начале этого пути.

    Из опробованных мною инструментов самыми действенными для зрелых компаний являются:

    — адаптационная программа для новых сотрудников, которая позволяет в сжатые сроки узнать об истории компании, ее целях, задачах, ценностях, о корпоративной культуре и основных программах, которые дают возможность развиваться и быстрее стать активным членом команды;

    — еженедельная трансляция информации общего характера по всем подразделениям в компании. Можно рассказывать о проходящих акциях, о проведенных и планируемых мероприятиях – каждый сотрудник должен постоянно находиться в курсе событий компании;

    — регулярное (оптимально – ежемесячное) проведение собраний руководителей высшего менеджмента с сотрудниками подразделений, на которых обсуждаются существующие проблемы и пути их решения;

    — вовлечение персонала через проведение соревнований между бригадами на производствах, командами, а также поощрение победителей;

    — участие сотрудников в проектных группах по различным направлениям совершенствования процессов, продукции и т.д.;

    — оказание помощи руководителями своим подчиненным в профессиональном развитии путем делегирования задач, передачи имеющихся знаний, обучения на личном примере;

    — амбициозным сотрудникам необходимо предоставлять возможность обучаться и развиваться – для этого должны существовать эффективные программы внутреннего обучения, при необходимости можно оплатить обучение и у внешних провайдеров услуг.


    Стоимость внедрения вовлеченности в компанию зависит от размера компании, отрасли, в которой она работает, многих внешних факторов. На разных этапах развития вовлеченности персонала в компании стоимость будет меняться, но в любом случае, отдача, которую получит компания, будет в разы выше, чем те затраты, которые она понесет при реализации грамотно разработанного процесса вовлечения персонала. Очевидно, что невовлечённость персонала обходится бизнесу гораздо дороже. Заинтересованный в своём труде работник эффективен, полезность его деятельности весьма высока, вклад в развитие бизнеса огромен. И это не тот случай, когда надо экономить.
     
  4. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Что касается «закостенелых» компаний, то для начала им придётся перестать считать себя таковыми. Если бизнес упрочился в образе неповоротливого титана, легкого пути к победе увлечённости над обыденной рутиной не будет. Прежде всего, надо стать менее бюрократизированными и упростить некоторые процессы ради удобства их использования. Для того чтобы понять, откуда начать действовать, необходимо развить обратную связь – на начальном этапе хорошими помощниками станут неформальные лидеры. Ни одно из предложений, поступивших от сотрудников, не должно быть проигнорировано, ни одну идею нельзя назвать плохой вслух. Это подбодрит коллектив и добавит активности.

    Для погрязшего в своих многочисленных стандартах и правилах бизнеса отличным началом станет и хорошая репутация компании как социально ответственного работодателя.

    Далее, будут актуальны общие инструменты развития вовлечённости: заинтересованность руководителей в успехах сотрудников и уважительное отношение к ним, трансляция работникам всех возможных вариантов их дальнейшего профессионального и карьерного развития – каждый должен видеть, к чему стремиться, и понимать, что конкуренты (возможно!) могут предложить что-то лучшее, но ненадолго. Необходимо проработать все возможные инструменты открытости — сотрудники должны быть информированы о событиях, происходящих в компании, а также понимать, какой конкретный вклад они привнесли для достижения того или иного показателя. Это не составит труда, т.к. ресурсов сейчас более чем достаточно. Открытость также важна и для потенциальных сотрудников – со временем она обязательно начнет способствовать приходу в компанию лучших сотрудников.

    Универсальный инструмент
    Любой бизнес должен мобильно реагировать на изменения внутри рынка, успевать за обновляющимися технологиями, уделять должное внимание социальной среде. Этими факторами легче управлять, сформировав увлечённую и ориентированную на достижение высоких результатов команду.

    При внедрении инструмента вовлечённости персонала нам уже есть, на что опереться – написаны книги, статьи, проводятся многочисленные конференции, семинары, лекции. Можно пользоваться готовыми инструментами, делая поправки на специфику компании.

    Для компаний вроде «Хлебпрома», работающих в условиях территориальной разрозненности подразделений, основной задачей является одинаковая организация различных процессов, программ, конкурсов, коммуникаций для всех подразделений, чтобы никто не остался обделен или забыт. Кроме того, в таких компаниях работает большое количество разных категорий персонала, что требует поиска индивидуального подхода к каждому. Для реализации поставленных задач подбирается сильный состав менеджеров среднего и высшего звена.

    Мотивация вовлеченности для разных категорий персонала
    Руководители высшего звена должны быть образцом для подражания. Они несут ответственность за выбор решений, путей развития компании. Для мотивации их вовлеченности хорошо ставить амбициозные задачи, обеспечивать профессиональный рост (развивать компетентности), способствовать укреплению в роли вдохновляющего лидера. Важно признавать личный успех топ-менеджера при успехе компании. Достижение высоких результатов не может не сказываться на личной капитализации топа на рынке труда – а это тоже существенный фактор мотивации.

    Чтобы поддерживать продолжительный интерес к работе в рамках одной и той же компании у персонала среднего звена, необходимо, помимо прочего, давать ему возможность выполнять интересные задания, вести некие особенные проекты, которые будут полезны не только для бизнеса, но и для данного конкретного сотрудника. Таким образом, будет поддерживаться любовь к профессии, к работе. Не стоит забывать, что всякий проект должен иметь свою отдачу – и в денежном эквиваленте, и в моральном.

    И не забывайте подключать к системе обслуживающий персонал – курьеров, уборщиков и т.д. Каждый из них может оптимизировать рабочий процесс внутри своей службы, сделать его более комфортным, результативным, повысить качественные характеристики. Кроме того, не следует забывать, что на должности, не требующие изначально профессиональной подготовки, трудоустраиваются студенты, которые в будущем могут стать младшими сотрудниками одного из подразделений компании.

    Для вовлеченности этой категории персонала неплохо выстроить такую систему мотивации, при которой учитывались бы и оценивались любой вклад, любое достижение. Тогда и жажда достижений постоянно поддерживалась бы на необходимом уровне.

    Например, в нашей компании был успешный опыт внедрения на производственных площадках программы “Новатор” — она позволяет собирать и реализовывать идеи по совершенствованию процессов на производстве, улучшению показателей качества продукта от самих сотрудников- рабочих.

    «Не желаю вовлекаться!»
    Если корпоративная жизнь перегружена различными мероприятиями, конкурсами, акциями, агитациями, которые отвлекают от качественного выполнения своих обязанностей, то может наступить усталость от вовлеченности. Кроме этого, вовлеченность постепенно снижается, если сотрудник работает на одном и том же месте длительное время и выполняет постоянно одни и те же функции, без изменения фокуса и проектной работы.

    Бывает, сотрудник упорно отказывается подключаться к системе, и не стоит притягивать его за уши. Это процесс добровольный. Хорошо, если такой сотрудник прекрасно справляется со своими обязанностями. Так как любое сотрудничество является взаимовыгодным, то и у невовлечённого сотрудника есть свой мотив. Пусть он и не отождествляет свои цели с целями бизнеса, важно, чтобы эти цели не только не противоречили общим целям бизнеса, но и совпадали в данном конкретном периоде сотрудничества, приносили вклад в развитие обеих сторон.

    Но, опять же, если длительное время сотрудник работает сам по себе и никоим образом не хочет принимать участие в жизни компании, то придет момент, когда ему надоест такая работа. Если это действительно ценный специалист, и мы заинтересованы в нем, можно предложить ему возглавить какой-то ответственный проект, перевести на другую должность с большими полномочиями или большей ответственностью либо должность в другой профессиональной плоскости. Просто нужно найти свой подход. Если человека не заинтересовало одно – обязательно заинтересует что-то другое. А задача специалистов в области управления персоналом — искать и предлагать такие уникальные продукты для своих сотрудников.

    Другой вопрос, если сотрудник ввиду своей невовлеченности работает вполсилы, просто проводя положенное время на работе, выполняя регламентированные должностной инструкцией обязанности, и не задумываясь о своём будущем в рамках компании. Такие сотрудники вряд ли сами станут задерживаться надолго – они не будут интересны коллективу, а коллектив не будет интересен им.

    Определение уровня вовлеченности
    Ничего не стоит делать «на глазок», определить достаточность вовлеченности или оптимальный её уровень можно только опытным путем. Мы для исследования уровня вовлечённости прибегаем к услугам сторонних организаций, специализирующихся на социологии бизнеса. Это позволяет с минимальными затратами времени получить независимую, объективную оценку. И как бы ни были высоки результаты получаемых исследований, из их результатов всегда можно увидеть, над чем конкретно ещё необходимо работать и куда расти.

    Оценку уровня вовлеченности оптимально проводить 1 раз в год. Ежегодная оценка позволит оценить эффективность проводимых мероприятий по повышению уровня вовлеченности.
     
  5. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Работа отдела кадров


    Добрый день, Дамы и Господа, Директора и Собственники предприятий!

    В Данной статье рассмотрим вопрос о работе отдела кадров. Кого только не интересует вопрос квалифицированных кадров? Работают кадровые агентства, но многие удовлетворены их работой? Посмотрим на порталы и что увидим:

    · резюме пишутся «под копирку». Занимал должность, выполнял функции, делал что-то. Ну еще добавят если работали в крупной компании.

    · Да и вакансии не сильно отличаются. Впрочем, требования у Вас почти одинаковые.

    Иными слова, переписка шаблонов. Вроде в последние годы много говорилось и писалось по данному вопросу. Но проблема не уходит. Вот и предлагаю рассмотреть ее со стороны практика. Я сам уделил в свое время данному вопросу несколько лет. И поделюсь своим практическим опытом.

    Самый парадоксальный момент во всем процессе найма сотрудников заключается в отсутствии нужных Вам сотрудников на рынке труда. И причин тут несколько. К примеру:

    1. Хорошие специалисты уже трудоустроены, компании их берегут. Да и они сами уже имеют хорошие наработки, хорошие зарплаты, и начинать что-то с нуля не горят желанием.

    2. Мы в предыдущих встречах разбирали коммерческие компании, и сделали вывод, все коммерческие компании отличные, все развиваются в своих определенных условиях и руководствуются определенными правилами и критериями. Хороший специалист в одной компании не обязательно будет Вам полезен. Некоторые крупные компании придерживаются негласного правила, не принимают на работу сотрудников конкурентов.

    3. Приходя к Вам на работу новый, сотрудник должен изучить Вашу целевую аудиторию, Ваши корпоративные требования, принять миссию Вашей компании.

    А мы не задумывались, сколько компания теряет на найме персонала, на текучке кадров, на обучение сотрудников? Мы теряете время на поиск кандидата, потом платите ему зарплату во время испытательного срока, проводите обучение, и вот по прошествии трех месяцев Вы его увольняете, как не справившегося, или он сам увольняется, проработав менее года или чуть более. Вы смотрели трудовые книжки, объяснять не надо.

    Так что же не обходимо делать?

    1. Необходимо четко наладить кадровый учет своей компании. Возникает вопрос: «Причем тут бумажки и компетентность сотрудников?» А связь есть.

    a. Составив продуманное штатное расписание, мы имеем четкое представление как о штате сотрудников, так и об их должностных обязанностях и их деловое взаимодействие.

    b. Разработав должностные инструкции, а не взяв шаблоны из интернета, за каждым сотрудником закрепляется конкретные обязанности и прописывается требуемая компетенция для их выполнения. На всех бизнес – семинарах говорят о четко поставленных целях, для их успешного достижения. Тот же принцип заложен и здесь. Чем четче Вы пропишите функционал сотрудника, тем лучше он будет справляться со своими обязанностями.

    c. Помимо должностной инструкции и трудового договора, рекомендую еще разрабатывать и рабочие инструкции, в соответствии со стандартами Системы менеджмента качества. В начале это нудная рутинная работа, но в последующем рабочие инструкции в разы повысят эффективность работы Ваших сотрудников. На своих семинарах я подробно акцентирую внимание на данном вопросе.

    2. Помимо обязательных нормативных документов отдела кадров, рекомендую разработать следующие документы:

    a. Положение о премировании и наказании. Если сотрудник имеет четкое представление за что его поощряют, а за что наказывают, отпадаем масса проблем, да и мотивация повышается. В Вашей компании все знают за что платят премию или это уже обязательный атрибут к окладу? В данном случае при депремировании сотрудника, Вы вызываете исключительно негатив.

    b. Для большей мотивации сотрудников н предприятии должна быть разработана «карьерная лестница». Не секрет, что при поиске работы многие кандидаты задумываются о карьерном росте. И этот фактор иногда бывает решающим.

    c. Желательно разработать и мотивационную программу на предприятии. С одно стороны она схожа с положением о премировании, но не все измеряется в денежном эквиваленте. Есть очень много вариантов не финансового стимулирования сотрудников.

    d. Еще одним очень важным документов кадровой политики предприятия является аттестационная программа. Документ, который четко регламентирует компетентность иерархической структуры предприятия и механизм аттестации сотрудников, который должен периодически проводится на предприятии.

    Более подробно мы все это рассмотрим на наших встречах на семинаре. Подавайте Ваши заявки на участие, мы обязательно уведомим Вас о дате мероприятия.

    Желающие могут обратиться к нам в офис и получить дополнительную консультацию или заказать аудит Вашего отдела кадров.

    Задавайте вопросы нам на сайте businesshelp.su

    С уважением

    Бизнес – консультант

    Шехонин Николай Рудольфович
     
  6. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Проведение аудита кадрового делопроизводства
    Организация и ведение кадрового делопроизводства являются одним из важнейших направлений деятельности административного аппарата любой компании. Однако зачастую работодатель не уделяет данному блоку должного внимания. Последствиями такого отношения могут быть: внеплановые проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф.



    Эта проблема решается достаточно просто.

    Вариант первый:

    1. Провести профессиональный аудит кадрового делопроизводства;

    2. Провести обучение сотрудников, ответственных за данное направление с обязательной проверкой знаний законодательства о труде;

    3. Устранить нарушения, допущенные ранее по этому направлению деятельности;

    4. Организовать действенный контроль ведения КДП в организации с периодическим внешним аудитом.

    Вариант второй:

    1. Провести профессиональный аудит кадрового делопроизводства;

    2. Заключить договор аутсорсинга по кадровому делопроизводству.




    Необходимость проведения аудита кадровой документации может быть вызвана разными факторами.

    Наиболее часто встречающееся - это смена кадровика, в этом случае аудит проводится в рамках процедуры приема-передачи дел.

    Так же необходимость аудита может быть вызвана предстоящей проверкой данного направления контролирующими, либо надзорными органами, либо подготовкой документов в суд по трудовым спорам.


    Целями аудита могут являться:

    ü - оптимизация количества документов по кадровому делопроизводству;

    ü - сокращение трудовых и материальных затрат на организацию и ведение кадрового делопроизводства;

    ü - обеспечение соблюдения требований законодательных актов о труде;

    ü - повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;

    ü - минимизация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.



    Алгоритм аудита кадрового делопроизводства.

    1) необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), с указанием сроков проведения аудита.

    Приказ издается на основании заключенного договора об оказании услуг аудита КДП, с указанием

    - сроков;

    - назначением лица ответственного за обеспечение работы аудиторов;

    - перечнем принятых мер по обеспечению сохранности персональных данных сотрудников организации.


    2) необходимо проверить наличие обязательных с точки зрения законодательства документов, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя.

    При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты.

    Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Альбом N 1).

    При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

    Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008, далее - Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69).
     
  7. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Документы, ведение которых обязательно


    Наименование документа

    Комментарии

    Ссылка на нормативный акт

    Трудовые книжки

    На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные - не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664

    ТК РФ, ст. 66

    Трудовые договоры

    Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т. д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657

    ТК РФ, ст. 67

    Штатное расписание

    Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71

    ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3

    Приказы по основной деятельности

    С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. "а" ст. 19

    Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3

    Приказы по персоналу (прием, перевод, увольнение)

    Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. "б" ст. 19

    Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62

    Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске

    Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. "б" ст. 656

    ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122

    Правила внутреннего трудового распорядка

    Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со сроком хранения 1 год после замены новыми, согласно Перечню, ст. 773

    ТК РФ, ст. 189

    Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников

    ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов. Со сроком хранения 3 года после замены новыми, согласно Перечню, ст. 655

    ТК РФ, п. 8ст. 86

    График отпусков

    Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения - 1 год согласно Перечню, ст. 693

    Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст. 123

    Приказы по отпускам

    Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. "б" ст. 19

    Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а

    Личные карточки работников Т-2

    На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 658

    Альбом N 1, форма Т-2

    Табель учета рабочего времени

    Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 586

    Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст. ст. 91, 99

    Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)

    Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст. 411

    ТК РФ, ст. 135


    Кадровый учет ведется с помощью журналов. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.


    Кадровые журналы, ведение которых обязательно


    Наименование журнала

    Комментарии

    Ссылка на нормативный акт

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. "в" ст. 695

    Постановление N 225, п. п. 40 - 41. Постановление N 69

    Приходно - расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

    Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. "д" ст. 695

    Постановление N 225, п. п. 40 - 41. Постановление N 69

    Журнал учета проверок

    Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 176

    Закон N 294-ФЗ,п. 8 ст. 16
     
  8. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Локальные нормативные акты

    В организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:

    1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).

    2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).

    3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).

    4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

    5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).


    Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые для некоторых организаций в силу специфики их деятельности могут иметь место. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.

    В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.


    Результаты аудита кадровой документации


    Результаты аудита оформляются в произвольном виде, в качестве образца можно использовать приведенную ниже таблицу.

    Образец с возможными нарушениями.

    N№

    п/п


    Документ и описание выявленных нарушений

    Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем

    Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя

    Рекомендации по исправлению

    Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления








    В сведения о поощрении внесена запись о трудовой деятельности

    Постановление N 69, п. 3.1и бланк трудовой книжки

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Записи, внесенные в раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж. При судебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение

    Исправить, оформив вкладыш в трудовую книжку и перенеся в него записи, ошибочно внесенные в данный раздел

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним








    Журнал оформлен с нарушением установленных требований (не пронумерован и не скреплен сургучной печатью или не опломбирован)

    Постановление N 225, п. 41

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

    3. Журнал, не оформленный соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедуры приема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику.

    4. Возможны проблемы при передаче журнала в архив

    Оформить в соответствии с требованиями законодательства

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее




    4

    Личные карточки работников Т-2





    Карточки Т-2хранятся вместе скопиями личных документов сотрудников (данные документы имеют разный срок хранения)

    Перечень

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц - от200 тыс. до 300 тыс. руб. - ст. 13.25 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

    3. Возможно возникновение проблем при сдаче документов в архив

    Разделить документы по срокам хранения

    Приказы по личному составу




    Приказы о приеме на работу







    Приказы о прекращении трудового договора с работником





    В основании - расторжении не указывается часть статьи ТК РФ

    Альбом N 1. ТК РФ, ст. 84.1

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

    3. Запись, внесенная на основании приказав трудовую книжку, не соответствует формально тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не в пользу работодателя

    Указывать в дальнейшем

    Приказы о наложении дисциплинарного взыскания





    Используется не установленный ТКРФ вид дисциплинарного взыскания в виде штрафа

    ТК РФ, ст. 192

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

    3. Снятие данного дисциплинарного взыскания в связи с его незаконностью

    Пересмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании

    Приказы о переводе





    Приказы по основной деятельности




    Приказы на отпуск








    Выдача работнику денежной компенсации за неиспользованный отпуск

    ТК РФ, ст. 126

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ. 2. Претензии со стороны налоговых органов об обоснованности данных расходов

    Не повторять в дальнейшем
     
  9. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    График отпусков







    Нарушения оформления отпусков








    Работнику не вручается уведомление о начале отпуска за две недели

    ТК РФ, ст. 125

    Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ

    Не повторять в дальнейшем

    Штатное расписание и документы по оплате труда





    В штатном расписании установлена "вилка" окладов

    ТК РФ, ст. ст. 3, 20, 22, 132, принцип равной платы за труд равной ценности

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

    3. В случае конфликта или инспекционной проверки установление требования доплатить работникам, которые были дискриминированы, согласно требованиям трудового законодательства за все время данного нарушения с учетом требований ст. 236ТК РФ

    Устранить данное нарушение, разработав дифференцированную систему оплаты труда, например разработав систему надбавок для дополнительной оплаты сотрудникам, которые имеют дополнительные качества и заслуги перед работодателем

    Приказы на сверхурочные работы





    Привлечение работников к работе сверхурочно без достаточных к тому оснований и не оформляя приказ и письменное согласие работника

    ТК РФ, ст. 99

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. В случае несчастного случая возможна даже уголовная ответственность за нарушение режима труда и отдыха сотрудника

    Не повторять в дальнейшем

    Табель учета рабочего времени




    График сменности (график работы)





    Графики сменности утверждаются менее чем за 1 месяц до вступления в силу

    ТК РФ, ст. 103

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

    3. Работник может не согласиться с соблюдением графика при нарушении срока уведомления

    Исправить нарушение

    Путевые листы




    Правила внутреннего трудового распорядка





    При приеме на работу требуется набор документов, не установленный законодательством (требование наличия диплома устанавливается не для всех категорий работников)

    ТК РФ, ст. 65

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

    Устранить нарушение, рекомендуется скорректировать формулировку и указать не "обязан", а "желательно", "(пожеланию работника)" предоставление данных документов


    Не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день

    ТК РФ, ст. 101

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить

    данное нарушение в установленный срок.

    Необходимо добавить перечень должностей, которым устанавливается ненормированный рабочий день

    Положение об оплате труда и премировании работников





    Положения нет, но при этом производится выплата премии

    ТК РФ, ст. 135

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

    3. Возможно обвинение в дискриминации, т. к. критерии премирования не зафиксированы ни в локальных актах, ни в приказах

    Устранить данное нарушение

    Положение по защите персональных данных (или другой документ, аналогичный по смыслу)




    Трудовой договор





    Отсутствие в трудовых договорах обязательных условий согласно ст. 57 ТК РФ

    ТК РФ, ст. 57

    1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц от 35 тыс. до 50 тыс. руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток - ст. 5.27 КоАП РФ.

    2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок

    Рекомендуется скорректировать согласно трудовому законодательству


    Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Предлагается для обобщения использовать приведенную ниже таблицу.

    Таблица сверки документов

    Документы полностью соответствуют действующему законодательству

    Документы нуждаются в доработке (внесении изменений, дополнений)

    Документы отсутствуют (необходимо указать сроки создания документов, их утверждения и ввода)



    Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 - 3 года, чаще - при наличии внешних обстоятельств, а именно:

    - при смене руководителя отдела кадров;

    - в преддверии проверки ГИТ;

    - при смене руководства организации и т. д.


    Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется довольно часто, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год.


    Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений).
     
  10. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    С 1 января 2018 г. в Российской Федерации минимальный размер оплаты труда составляет 9 489,0 рублей, а с 1 мая 2018 г. увеличится до 11 163,0 рублей.


    upload_2018-2-15_20-35-47.png
     
  11. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Чем выгоден аутсорсинг по работе с кадрами?

    В ходе постоянных изменений в бизнес процессах, внедряются и новые технологий работы с персоналом для достижения его максимальной эффективности, совершенствуется сама кадровая служба. На смену устоявшимся методикам подбора персонала приходят новые технологии подбора, обновляются программы обучения, по-новому оценивается эффективность деятельности каждого сотрудника, совершенствуется система мотивации, регулярно вносятся изменения в документацию по учету кадров.


    · Почему именно аутсорсинг?

    · Этапы передачи кадровой работы на аутсорсинг.


    Почему именно аутсорсинг?

    В любой организации, не зависимо от её правовой формы и количества сотрудников деятельность кадровой службы охватывает два направления:

    1. кадровое делопроизводство и кадровый учет;

    2. работа с персоналом.

    Все возрастающая значимость современной кадровой службы, расширение её задач, постоянное совершенствование форм и методов работы с персоналом, постепенно приводят к целесообразности передачи ведения кадрового учета аутсорсинговой компании.

    Работа кадровика не ограничивается заполнением вакансий и документальным оформлением трудовых отношений сотрудника, а включает еще целый ряд не менее значимых направлений. Деятельность кадровика в настоящее время строго регламентирована новым профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Министерства труда РФ от 06.10.2015 года № 691н. Стандарт действует с июля 2016 года и впервые вводит требования по уровню образования кадровика, определяет перечень направлений кадровой работы, конкретизирует трудовые действия, умения и знания по каждому из направлений.

    Ведение кадрового учета организации, включающее в себя порядок оформления трудовых отношений, ведение и учет трудовых книжек, контроль соблюдения графика отпусков, защиту персональных данных, воинский учет и еще целый ряд направлений, строго контролируется проверяющими и надзорными органами. Часто их интерес к организации вызывается обращениями работников, чьи права были по их мнению ущемлены, и как правило рассмотрение этих жалоб перетекает в судебные тяжбы по трудовым спорам.

    Помимо кадрового учета кадровик ведет работу с персоналом, а именно: планирование кадров, создание резерва, организация системы адаптации персонала, его обучения и аттестации, создание возможности карьерного роста сотрудников, разработка системы мотивации кадров, формирование и поддержание корпоративной культуры.

    Большой спектр задач и направлений работы кадровой службы, предполагает необходимость наличия в организации сразу нескольких специалистов, поэтому чаще бывает экономически выгодно воспользоваться услугами аутсорсиноговой компании.


    Этапы передачи кадровой работы на аутсорсинг.

    После принятия руководителем организации решения о передаче работы с персоналом другой организации на аутсорсинг, необходимо выполнить ряд обязательных действий:

    1. Определить направления, которые подлежат передаче (например: подбор кандидатов и заполнение вакансий; кадровый учет; проведение аттестации персонала и т. д.);

    2. Провести подробное описание передаваемых на аутсорсинг функций кадровой службы;

    3. Заключить договор с организацией — аутсорсером, где определить: порядок и сроки передачи данного направления на аутсорсинг; стоимость услуг; форму отчетности и ответственность сторон;

    4. Издать приказ(распоряжение) о привлечении сторонней организации. После заключения договора в обязательном порядке издается Приказ(распоряжение), в котором определяется лицо, ответственное за контроль и взаимодействие с организацией — аутсорсером;

    5. Проведение кадрового аудита перед передачей направлений кадрового учета и работы с персоналом на аутсорсинг.

    Кадровый аутсорсинг привлекателен для малого и среднего бизнеса прежде всего тем, что внешняя компания берет на себя ответственность за сложное направление - кадровый учет, избавляя руководителя от необходимости держать в штате одного, а при численности организации более 100 человек двух и более кадровиков. Организация аутсорсер оказывает услуги по ведению кадрового учета на профессиональном уровне с учетом последних требований трудового законодательства.


    Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового учета и ведению работы с персоналом к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность.

    Это явление объясняется желанием:

    Ø получить профессиональную помощь на непрофильном но очень ответственном направлении деятельности любой организации;

    Ø сократить организационные, трудовые и материальные затраты на его ведение;

    Ø сформировать в компании действенную и эффективную систему управления персоналом;

    Ø застраховать себя от санкций контролирующих, надзорных и судебных органов связанных с возможными нарушениями трудового законодательства.
     
  12. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Чем выгоден аутсорсинг по работе с кадрами?
    В ходе постоянных изменений в бизнес процессах, внедряются и новые технологий работы с персоналом для достижения его максимальной эффективности, совершенствуется сама кадровая служба. На смену устоявшимся методикам подбора персонала приходят новые технологии подбора, обновляются программы обучения, по-новому оценивается эффективность деятельности каждого сотрудника, совершенствуется система мотивации, регулярно вносятся изменения в документацию по учету кадров.


    · Почему именно аутсорсинг?

    · Этапы передачи кадровой работы на аутсорсинг.


    Почему именно аутсорсинг?

    В любой организации, не зависимо от её правовой формы и количества сотрудников деятельность кадровой службы охватывает два направления:

    1. кадровое делопроизводство и кадровый учет;

    2. работа с персоналом.

    Все возрастающая значимость современной кадровой службы, расширение её задач, постоянное совершенствование форм и методов работы с персоналом, постепенно приводят к целесообразности передачи ведения кадрового учета аутсорсинговой компании.

    Работа кадровика не ограничивается заполнением вакансий и документальным оформлением трудовых отношений сотрудника, а включает еще целый ряд не менее значимых направлений. Деятельность кадровика в настоящее время строго регламентирована новым профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Министерства труда РФ от 06.10.2015 года № 691н. Стандарт действует с июля 2016 года и впервые вводит требования по уровню образования кадровика, определяет перечень направлений кадровой работы, конкретизирует трудовые действия, умения и знания по каждому из направлений.

    Ведение кадрового учета организации, включающее в себя порядок оформления трудовых отношений, ведение и учет трудовых книжек, контроль соблюдения графика отпусков, защиту персональных данных, воинский учет и еще целый ряд направлений, строго контролируется проверяющими и надзорными органами. Часто их интерес к организации вызывается обращениями работников, чьи права были по их мнению ущемлены, и как правило рассмотрение этих жалоб перетекает в судебные тяжбы по трудовым спорам.

    Помимо кадрового учета кадровик ведет работу с персоналом, а именно: планирование кадров, создание резерва, организация системы адаптации персонала, его обучения и аттестации, создание возможности карьерного роста сотрудников, разработка системы мотивации кадров, формирование и поддержание корпоративной культуры.

    Большой спектр задач и направлений работы кадровой службы, предполагает необходимость наличия в организации сразу нескольких специалистов, поэтому чаще бывает экономически выгодно воспользоваться услугами аутсорсиноговой компании.


    Этапы передачи кадровой работы на аутсорсинг.

    После принятия руководителем организации решения о передаче работы с персоналом другой организации на аутсорсинг, необходимо выполнить ряд обязательных действий:

    1. Определить направления, которые подлежат передаче (например: подбор кандидатов и заполнение вакансий; кадровый учет; проведение аттестации персонала и т. д.);

    2. Провести подробное описание передаваемых на аутсорсинг функций кадровой службы;

    3. Заключить договор с организацией — аутсорсером, где определить: порядок и сроки передачи данного направления на аутсорсинг; стоимость услуг; форму отчетности и ответственность сторон;

    4. Издать приказ(распоряжение) о привлечении сторонней организации. После заключения договора в обязательном порядке издается Приказ(распоряжение), в котором определяется лицо, ответственное за контроль и взаимодействие с организацией — аутсорсером;

    5. Проведение кадрового аудита перед передачей направлений кадрового учета и работы с персоналом на аутсорсинг.

    Кадровый аутсорсинг привлекателен для малого и среднего бизнеса прежде всего тем, что внешняя компания берет на себя ответственность за сложное направление - кадровый учет, избавляя руководителя от необходимости держать в штате одного, а при численности организации более 100 человек двух и более кадровиков. Организация аутсорсер оказывает услуги по ведению кадрового учета на профессиональном уровне с учетом последних требований трудового законодательства.


    Обращение представителей бизнеса за услугами кадрового учета и ведению работы с персоналом к аутсорсинговым компаниям приобретает все большую популярность.

    Это явление объясняется желанием:

    Ø получить профессиональную помощь на непрофильном но очень ответственном направлении деятельности любой организации;

    Ø сократить организационные, трудовые и материальные затраты на его ведение;

    Ø сформировать в компании действенную и эффективную систему управления персоналом;

    Ø застраховать себя от санкций контролирующих, надзорных и судебных органов связанных с возможными нарушениями трудового законодательства.
     
  13. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Проводим кадровый аудит

    По ряду причин (смена руководства компании, смена кадровика, возможные трудовые споры, проверка контролирующими органами и т.д.) у организации периодически возникает необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Аудит можно провести как самостоятельно, силами своих специалистов, так и с привлечением сторонней организации-аудитора. Чтобы цель проведения аудита была достигнута необходимо соблюсти определенный порядок действий, которые будут рассмотрены в данной статье.


    Этапы аудита кадрового делопроизводства.

    Что проверяется в ходе аудита?

    Как оформляются результаты аудита?



    Этапы аудита кадрового делопроизводства.

    Аудит включает три основных этапа:

    1-й этап — проверка наличия обязательных документов по кадровому учету и работе с кадрами в соответствии с установленным законодательствам перечнем.

    2-й этап — анализ содержания документов требованиям трудового законодательства, порядка их ведения и учета.

    3-й этап — подготовка акта о результатах аудита, выдача рекомендаций.


    Что проверяется в ходе аудита?
    1. Проведение проверки наличия приказа о назначении лица, ответственного за кадровое делопроизводство в организации, должностной инструкции и ознакомления с ней.

    2. Проведение проверки локальных нормативных актов:

    · Правил внутреннего трудового распорядка;

    · Положения об оплате труда (премировании);

    · Положения о защите персональных данных ;

    · Должностных инструкции;

    · Графика отпусков;

    · Штатного расписания, приказов об его утверждении и внесении изменений.
    3. Проверка Трудового договора с руководителем организации, соответствие условий договора (в том числе его срока) учредительным документам организации.
    4. Проверка трудовых договоров работников организации(соглашений об изменении условий трудового договора);
    5. Проверка оформления приказов по личному составу;
    6. Проверка процедуры расторжения (прекращения) трудовых договоров (
    7. Проверка оформления отпусков:
    соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ"О бухгалтерском учете".
    8. Проверка формирования приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации. Хранение приказов в зависимости от сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N2 558
    9. Проверка соблюдения порядка командирования работников.
    10. Проверка порядка учета рабочего времени.
    11. Проверка порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек.
    12. Проверка правильности и своевременности заполнения личных карточек.
    13. Проверка оформления договоров о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности в соответствии с законодательством.
    14. Проверка приказов о наложении дисциплинарных взысканий (соблюдение сроков, письменного объяснения сотрудника, ознакомления его с приказом, наличия составленных установленным порядком актов).
    15. Проверка приказов о работе сверх установленного времени, работе в выходные дни, на совмещение, исполнение обязанностей отсутствующего работника, и др.
    16. Проверка расчета компенсации за неиспользованный отпуск (удержания) при увольнении.
    17. При необходимости – проверка документов по оформлению трудовых отношений с работниками - иностранными гражданами.

    18. Проверка журналов учета.

    Для полноценного ведения кадрового учета рекомендуется ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

    19.Проверка трудовых книжек.

    1. В учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица.

    2. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    3. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника.

    4. Должно быть организовано хранение трудовых книжек установленным порядком. Хранить трудовые книжки и вкладыши в них нужно в несгораемом сейфе.


    Как оформляются результаты аудита?

    Заключительный этап кадрового аудита - оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, даны рекомендации по их устранении и сделан вывод о том достигнута ли в ходе работы цель аудита.
     
  14. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Важны ли для малого и среднего бизнеса

    трудовые договоры с работниками?



    Все отношения между работодателем и работником должны оформляться письменным документом, который заверяет трудовые отношения, устанавливает их взаимные обязанности и права. В полной мере это относится и к представителям малого и среднего бизнеса и обязывает их заключать со своими сотрудниками трудовые Договоры.

    Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).



    Форма трудового Договора на 2018 год.

    В какие сроки заключается трудовой Договор с работником?

    Как оформляется трудовой Договор?

    Вступление трудового Договора в силу.



    Форма трудового договора на 2018 год.

    Об оказании содействия малому и среднему бизнесу говорилось не единожды с различных трибун. Чиновники ратуют о необходимости снижения административной, фискальной и документальной нагрузки на предпринимателей. Чаще всего, все заканчивается на этапе лозунгов. Но бывает, что законодатели придумывают и нечто полезное.

    Одним из таких нужных актов появившихся на свет в прошлом году стала типовая форма трудового договора для микропредприятий, с 1 января 2017 года Постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858 она была введена в дейтвие.

    Микропредприятия – это организации и предприниматели, у которых работает не более 15 человек, а доходы за прошлый год составляют не более 120 млн. рублей.

    Однако Федеральным законом от 3.07.2016 г. № 348-ФЗ только для микропредприятий предусмотрено, что работодатели, использующие типовую форму, могут не иметь у себя ряд обязательных для других документов.

    Такие как:

    ü правила трудового распорядка;

    ü положение об оплате труда;

    ü положение о премировании;

    ü график сменности и другие локальные нормативные акты по труду (ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ)

    ü приказы о приеме на работу и увольнении.

    Типовой бланк трудового договора с работником кроме микропредприятий, могут применять и другие работодатели.

    Более того, типовая форма может избавить их от возможных штрафов по статье 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает ответственность за "уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем".

    В типовой договор включены все необходимые условия изложенные в ст. 57 Трудового кодекса РФ.

    Полная форма типового соглашения между работником и работодателем включает в себя объемный перечень различных вариантов, и нюансов регулирующих трудовые отношения. Однако, работодатель вправе составить оптимальный вариант договора с учетом своей специфики, убрав из типового соглашения лишнее.

    Предложенная Правительством форма уникальна тем, что в ней изложены конкретные формулировки, соответствующие нормам ТК РФ на все возможные ситуации. Есть разделы, которые касаются дистанционных и надомных работников, не оговорена в этом документе только ситуация с трудоустройством иностранных граждан.

    В какие сроки заключается трудовой Договор с работником?
    Работодатель обязан подписать трудовой договор с работником до того, как он приступит к исполнению своих обязанностей (ч. 1 ст. 16 ТК РФ), с указанием конкретной даты, когда работник должен приступить к работе.

    В случае, даже если договор еще не подписан, он считается заключенным и вступает в силу со дня, когда работник фактически приступил к исполнению своих обязанностей (ч. 1 ст. 61, ч. 2 ст. 67 ТК РФ).

    Необходимо помнить, что Трудовой договор должен быть заключен не позднее трех рабочих дней со дня фактического начала работы сотрудника (ст. 67 ТК РФ).



    Как оформляется трудовой Договор?

    Трудовой договор оформляется по типовой форме, либо по форме составленной работодателем, и издается в двух экземплярах. Подписывается работодателем, либо его представителем с одной стороны и работником с другой. Один экземпляр отдается сотруднику, второй остается в организации (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). О получении своего экземпляра работник должен расписаться в экземпляре, остающемся работодателю.

    В случае, если типовая форма документа не используется, либо используется частично, необходимо включать в договор пункты, которые должны быть в трудовом договоре в обязательном порядке.


    Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются следующие сведения:

    ü фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;


    ü сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;


    ü идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);


    ü сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;


    ü место и дата заключения трудового договора.



    Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

    1.Место работы.


    Обращаем внимание, что место работы — это наименование и юридический адрес работодателя.

    Если сотрудник принимается в филиал организации, расположенный в другой местности, то в договоре указывается место работы, с обозначением наименования обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

    2.Трудовая функция.

    Трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности, с указанием квалификации или конкретного вида поручаемой работнику работы.

    В случае если работы связаны с вредными и опасными условиями труда, т.е. предполагают предоставление каких-либо компенсаций или льгот, то наименование должностей, профессий или специальностей должно указываться строго в соответствии с квалификационными справочниками (ЕТКС, ЕКС) и профессиональными стандартами.

    3.Дата начала работы.

    Дата начала работы может отличать от даты заключения трудового договора.

    Если день начала работ не определен трудовым договором, то работник должен приступить к работе в день, следующий за днем подписания трудового договора.

    4.Срок действия договора

    Данный пункт вносится только при заключении срочного трудового договора, с указанием основания для заключения договора на определённый срок.

    5.Условия оплаты труда.

    В трудовом договоре указывается размер тарифной ставки или оклада, а также все предусмотренные надбавки, доплаты и премии (ч. 1 ст. 135 ТК РФ).

    6.Режим рабочего времени и времени отдыха.

    Данное условие включается в договор, если режим работы конкретного работника отличается от общих правил внутреннего трудового распорядка, установленных работодателем, либо при заключении типового трудового договора с сотрудником микропредприятия, где правила внутреннего трудового распорядка могут не составляться.

    7.Гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда.

    Данные условия должны быть прописаны в случае, когда работник принимается на работу с соответствующими условиями.

    8.Характер работы.

    Данный пункт определяет условия подвижного, разъездного и другой характера работы.

    9. Условия труда на рабочем месте.

    Условия труда определяются только после проведения специальной оценки на конкретных рабочих местах, либо в соответствии с проведенной ранее аттестацией рабочего места.

    10. Обязательное социальное страхование

    Законодательством предусмотрены следующие виды социального страхования:

    ü Обязательное медицинское;

    ü Социальное на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

    ü Социальное от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

    ü Обязательное пенсионное.

    При чем конкретизировать виды страхования в трудовом договоре совсем не обязательно, достаточно обойтись одной фразой что работник обеспечен всеми видами социального страхования.

    В случае если при заключении трудового договора в нем не были предусмотрены какие-либо сведения и (или) условия, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения.

    Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. Сведения вносятся непосредственно в текст договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору, либо отдельным соглашением сторон, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
     
  15. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    11.Дополнительные условия

    В трудовом договоре могут также могут быть оговорены дополнительные условия. Эти условия не должны ухудшать положение работника, установленное законодательством о труде и иными нормативными правовыми актами, а также коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами, в частности:



    ü об уточнении места работы и (или) о рабочем месте;

    ü о прохождении испытания;

    ü о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

    ü об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, когда обучение проводилось за счет средств работодателя;

    ü о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

    ü об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

    ü об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

    ü о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.

    ü По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений.

    Не включение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

    Вместе с тем хочется особо подчеркнуть важность и продуманность дополнительных условий трудового договора, что будет являться дополнительной страховкой работодателя при возможных судебных тяжбах с нерадивыми сотрудниками. (ПРИМЕР ???)



    Вступление трудового Договора в силу.

    Законодательством о труде установлено (ч. 1 ст. 61 ТК РФ), что контракт между сторонами трудовых отношений начинает действовать:

    Ø С даты его подписания;

    Ø С даты, указанной в самом договоре;

    Ø С даты допуска сотрудника к работе;

    Ø С даты получения иностранцем разрешения на работу — при заключении соглашения с высококвалифицированным иностранным специалистом.



    Отделу кадров нужно помнить, что в последнем случае нужно оформить уведомление о заключении трудового договора с иностранным лицом, которое высылается в ФМС.



    Таким образом, хочется еще раз подчеркнуть важность такого документа, как трудовой Договор между работником и работодателем.

    Наличие трудового Договора с каждым работником, его продуманное составление, с учетом норм действующего трудового права, специфики организации и интересов обеих сторон, избавит работодателя от санкций в результате проверок контролирующих и надзорных органов, и будет являться существенным аргументом при рассмотрении в суде трудовых споров.


    Была ли интересна вам статья, пригодилась ли она в работе? Пишите нам отзывы, ставьте лайки))), задавайте вопросы.


    С уважением, Виталий Борисович Шадрин
     
  16. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Оформление нового работника.

    У вас проведены все этапы подбора сотрудника. Кандидатом пройдены все собеседования, тесты. Подтвержден уровень квалификации, устраивают работодателя личностные качества. Согласованы все обязательные и дополнительные условия трудового договора. Принимаем!

    1. Проведение предварительного медицинского осмотра будущего работника.

    2. Ознакомление будущего работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами.

    3. Заключение договора о полной материальной ответственности.

    4. Заключение трудового договора.

    5. Оповещение предыдущего работодателя

    6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу и ознакомление с ним сотрудника.

    7. Внесение записи в трудовую книжку.

    8. Оформление личной карточки работника, ознакомление его под роспись.



    Теперь необходимо документально оформить трудовые отношения.

    Чтобы приступить к работе кандидат должен вместе с кадровиком пройти следующие этапы:

    1. Проведение предварительного медицинского осмотра будущего работника

    В соответствии со ст. 213 ТК РФ работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года – ежегодные) медицинские осмотры, позволяющие определить пригодность этих сотрудников для выполнения поручаемой работы и предупредить профессиональные заболевания.

    Кроме того, есть перечень работников, по которым требование прохождения обязательного медицинского осмотра до начала трудовой деятельности установлено законодательством. К ним относятся: работники организаций пищевой промышленности, общественного питания, торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций, детских учреждений и др.

    Кроме того, при приеме в организацию подростка (лица до 18 лет), работодатель обязан согласно ст. 69 и 266 ТК РФ, направить его на предварительный медицинский осмотр.

    Для прохождения медицинского осмотра кандидату выдается индивидуальное направление, с указанием должности, на которую он принимается, вредных факторов и вида работ (при наличии). По результатам осмотра кандидат должен принести работодателю заключение о его результатах.

    С 01.01.2012 порядок прохождения медицинских осмотров предусмотрен Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н. При приеме на работу несовершеннолетнего без прохождения предварительного медицинского осмотра, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

    Отказ кандидата от прохождения медицинского осмотра, может служить основанием для отказа в приеме на работу.

    Однако если законодатель не предусмотрел обязательного прохождения медицинского осмотра для данной категории работников, то требовать у кандидата справку о состоянии здоровья незаконно (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).

    Работодатель может направлять кандидатов для прохождения медицинского осмотра в медицинские учреждения с которыми у него заключен договор. В случае если у работодателя такого договора нет, то будущий работник может самостоятельно выбрать медицинское учреждение, оплатить прохождение осмотра, а работодатель должен эти расходы возместить, даже если кандидат по каким-то либо причинам не будет трудоустроен (ч. 6 ст. 213 Трудового кодекса РФ).

    2. Ознакомление будущего работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами.

    До подписания трудового договора необходимо под роспись ознакомить принимаемого работника с правилами внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, а так же с коллективным договором (ст. 68 ТК РФ), если он имеется в организации.

    Если работодатель не ознакомил сотрудника с локальными нормативными актами, либо работник не расписался в листе (журнале) ознакомлений с локальным нормативным актом, то требовать от сотрудника его исполнения работодатель не имеет права.

    В случае, когда по должности, на которую принимается работник, в организации разработана и утверждена должностная инструкция, то работодатель обязан ознакомить с ней сотрудника под роспись. Ознакомившись с локальными нормативными актами организации, сотрудник фактически подтверждает своей подписью согласие с условиями трудовых отношений озвученных ему на собеседовании.

    3. Заключение договора о полной материальной ответственности

    Выполнение некоторого вида работ предусматривает заключение с работниками договоров о полной материальной ответственности. Подобные договоры заключаются только с теми лицами, которые указаны в специальных перечнях работ и категорий работников, с которыми могут заключаться такие договоры. В трудовую функцию данных работников должны включаться обязанности по хранению, обработке, продаже (отпуску), перевозке или применению в процессе производства переданных им ценностей.

    Полный Перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, разработан Министерством труда и социального развития Российской Федерации по поручению Правительства Российской Федерации и утвержден Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

    Согласно ст. 244 ТК РФ, подобный договор может быть заключен только с совершеннолетними лицами.

    Отказ работника от заключения договора о полной материальной ответственности, в случае, когда по роду своей деятельности он обязан обслуживать материальные ценности стоит рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей, что является дисциплинарным проступком.

    4. Заключение трудового договора

    Трудовой договор оформляется по типовой форме, либо по форме составленной работодателем, и издается в двух экземплярах. Подписывается работодателем, либо его представителем с одной стороны и работником с другой. Один экземпляр отдается сотруднику, второй остается в организации (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

    В случае если типовая форма документа не используется, либо используется частично, необходимо включать в договор пункты, которые должны быть в трудовом договоре в обязательном порядке.

    Трудовой договор заключается с дееспособными лицами, достигшими 18 лет и не имеющими медицинских противопоказаний для занятия данного рода деятельностью.

    При приеме на работу лица, не достигшего 18-летнего возраста, необходимо соблюсти в соответствии с законодательством о труде ряд условий:
     
  17. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет. Работодатель имеет право принять на работу лиц моложе 16 лет в случае, если они:

    · достигли возраста 15 лет и получили (получают) общее образование – для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью (ч. 2 ст. 63 ТК РФ);

    · достигли возраста 14 лет и получают общее образование – для выполнения в свободное от получения образования время легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью (ч. 3 ст. 63 ТК РФ).

    Работодатель вправе заключать трудовые договоры с лицами указанной категории при условии, что работа выполняется в свободное от получения образования время без ущерба для освоения образовательной программы. Обязательные условия для заключения такого договора – согласие одного из родителей (попечителя) и разрешение органа опеки и попечительства.

    В отдельных случаях, строго оговоренных в ТК разрешается принимать лиц, не достигших 14 лет. Их можно привлекать для работы в организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках, физкультурно-спортивных и других организациях. Эти организации могут принимать на работу несовершеннолетних только для участия в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (ч. 4 ст. 63 ТК РФ) при условии, что работа выполняется без ущерба их здоровью и нравственному развитию. Для заключения такого договора необходимо получить согласие одного из родителей (опекуна) и разрешение органа опеки и попечительства. Трудовой договор от имени работника подписывается его родителем (опекуном). В разрешении органа опеки и попечительства указываются максимально допустимая продолжительность ежедневной работы и другие условия, в которых может выполняться работа (ч. 4 ст. 63, ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ).

    Несовершеннолетние лица не могут быть допущены:

    · к работам с вредными и (или) опасными условиями труда;

    · к подземным работам;

    · к работам, выполнение которых может причинить вред здоровью и нравственному развитию;

    · к работам, предполагающим переноску (передвижение) тяжестей сверх установленных предельных норм (ст. 265 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 № 163 «Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет»).

    В трудовой договор в соответствии с требованиями трудового законодательства должны быть включены обязательные сведения и условия (ст. 57 ТК РФ), помимо них в трудовой договор могут быть включены и дополнительные условия (ч. 4 ст. 57).

    Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа обязательных, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями.

    Если работник приступил к работе без заключения трудового договора, то с работником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Договор оформляется при этом текущей датой, а дата начала работы должна соответствовать дате фактического начала работы.

    В случае если работник приступил к работе с ведома, или по поручению работодателя, а трудовой договор с ним заключен позднее, то даже если в приказе о приеме на работу указано, что испытательный срок установлен, испытания не проводится.

    Трудовой кодекс дает в случае фактического допуска только одну законную возможность установления испытания – оформление отдельного соглашения об испытании до начала работы. Если же отдельное соглашение не оформлено, то включение данного условия впоследствии в трудовой договор незаконно.

    Один из двух экземпляров трудового договора передается работнику, другой – хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается его подписью на экземпляре, который хранится у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

    5. Оповещение предыдущего работодателя

    Работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы предоставляет сведения в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 700 «О порядке сообщения работодателем при заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение 2 лет после его увольнения с государственной или муниципальной службы о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы».

    В соответствии с установленным порядком, работодатель должен направить письмо на бланке организации за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, подписавшего трудовой договор в организацию, где ранее работал сотрудник (форма уведомления ???).

    6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу и ознакомление с ним сотрудника

    Прием на работу нового сотрудника оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

    Основанием для его издания является заключенный трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям договора. Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, после чего объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

    Но важно учитывать, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению. Новый закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, отменяя обязательное применение унифицированных форм, дает возможность хозяйствующим субъектам отредактировать унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности с целью улучшения практики применения норм бухгалтерского законодательства.

    После издания приказа необходимо зарегистрировать приказ (распоряжения) о приеме сотрудника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

    7. Внесение записи в трудовую книжку

    Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

    Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ), в случае, когда работа у данного работодателя – основная для сотрудника.

    Статья 66 ТК РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления.

    Образец трудового документа и вкладыша утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов.

    Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято

    Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», где содержатся строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей в них) и алгоритм исправления допущенных ошибок.

    8. Оформление личной карточки работника.

    Унифицированная форма личной карточки работника № Т-2 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    Личная карточка регистрируется в журнале учета личных карточек работников. Личная карточка оформляется на каждого сотрудника, принятого на работу по трудовому договору, и ведется в течение всего периода трудовой деятельности работника в организации. После увольнения карточка закрывается, но продолжает храниться в организации.

    В личной карточке указываются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. Каждая запись должна быть подтверждена подписью сотрудника, которая свидетельствует о том, что он ознакомлен с внесенными в личную карточку данными.

    В этой статье последовательно изложен алгоритм документального оформления нового работника организации. Соблюдение описанных выше этапов приема на работу позволит работодателю избежать проблем как с сотрудниками, так и с контролирующими органами надзорными органами.
     
  18. Profi

    Profi Masterconsalt Команда форума

    Организация аудита кадрового делопроизводства в организации

    Аудит кадрового делопроизводства - это проверка наличия всех обязательных документов по кадровому учету, экспертиза кадровой документации на предмет соответствия действующему трудовому законодательству и внутренним требованиям компании, оценка эффективности организации работы с кадрами.


    Когда проводится аудит

    Варианты аудита кадровой документации

    Кто проводит аудит
    Цель аудита кадрового делопроизводства

    Этапы проведения аудита


    Когда проводится аудит

    Аудит кадрового делопроизводства можно проводить в любое время, когда руководителю необходимо реально оценить состояние работы с кадрами в организации.

    Вместе с тем есть случаи, когда рекомендуется провести аудит с целью предупреждения возможных негативных последствий и привлечения к ответственности кадровых работников, либо руководителя организации.

    А именно:

    · при смене работника, отвечающего за работу с кадрами;

    · при возникновении риска трудового спора (увольнение работника чьи права, по его мнению были нарушены), обращении сотрудника в трудовую инспекцию, надзорные органы, либо в суд;

    · при смене руководителя организации;

    · при внесении изменении законодательство о труде (в данном случае проводится избирательный аудит, касающийся того направления, где произошли изменения);

    · при включении организации в график плановой проверки инспекцией по труду;

    · при организационно-штатных мероприятиях.


    Варианты аудита кадровой документации:
    1. Проверка кадрового делопроизводства и работы с персоналом за определенный период;
    2. Выборочная проверка проходится по отдельным направлениям кадрового учета (прием на работу, увольнение работников, оформление отпусков т. п.);
    3. Целевая проверка кадровых документов по конкретному работнику или группе работников (при трудовых спорах, запросах контролирующих и надзорных органов.


    Кто проводит аудит
    Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым с целью проверки финансово-хозяйственной деятельности организации, который должен проводить аудитор, отвечающий требованиям ч.1 ст.38 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

    К аудиторам, проводящим кадровый аудит, специальных требований законодательством РФ не предъявляется. Однако для исполнения в полном объеме обязательств по договору о проведении аудита его должен проводить специалист, знающий требования трудового законодательства РФ, имеющий опыт работы в данном направлении деятельности и обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства.


    Цель аудита кадрового делопроизводства:

    - определение соответствия кадровой документации требуемым нормам законодательства о труде;
    - устранение нарушений в кадровой работе с целью минимизации нежелательных для работодателя последствий;
    - предупреждение мер реагирования со стороны контролирующих, надзорных органов и возможных трудовых споров;
    - повышение эффективности работы с персоналом.


    Задачи аудита кадрового делопроизводства:

    1. Анализ реального состояния дел по кадровому делопроизводству;

    2. Анализ состояния работы с кадрами в организации;

    3. Анализ функциональных обязанностей кадрового подразделения(отдельного сотрудника);

    4. Анализ знаний персоналом, отвечающим за работу с кадрами требований руководящих документов по трудовому законодательству;

    5. Сверка документации, ведущейся в организации с перечнем обязательных документов, проверка правильности и качества их ведения;

    6. Выявление проблем в кадровой работе и разработка рекомендации по приведении её в соответствие с требованиями трудового законодательства.


    В ходе проведения аудита также могут быть выданы рекомендации по оптимизации производственных процессов с целью:

    1. Исключения дублирования функций по кадровому делопроизводству разными исполнителями;

    2. Организации контроля исполнения и этапов прохождения того или иного документа;

    3. Выявления и исключения наличия в работе кадровика лишних действий, либо ненужных(невостребованных) справок, отчетов и иных документов;

    4. Повышения эффективности кадровой работы, путем повышения квалификации кадровика, оптимизации рабочего места, ведения учетной работы и т.д.



    Этапы проведения аудита

    1. Организационный этап.

    · Определение целей и задач проведения кадрового аудита;

    · Определение объема аудита, направлений по которым он будет проводится, составление перечня документов подлежащих проверке.

    · Формирование комиссии, в которую как правило включаются представитель отдела кадров, бухгалтерии, юрист;

    · Издание приказа о проведении аудита кадрового делопроизводства.

    · Подписание договора об оказании услуг с компанией проводящей аудит.

    2. Организация и проведение аудита.

    · Обеспечение работы аудитора;

    · Организация постоянного взаимодействия руководителя организации с аудитором;

    · Проведение аудита компанией исполнителем в соответствии с Договором.

    3. Оформление результатов кадрового аудита.

    4. Оплата услуг аудитора.

    Спасибо, что прочли статью до конца.

    Надеюсь она была вам полезна, пишите отзывы, задавайте вопросы на нашем сайте:businesshelp.su, либо пишите на почту: consultant@businesshelp.su


    С уважением,

    HR-консультант Шадрин Виталий Борисович
     
  19. Profi1

    Profi1 Administrator Команда форума

    Нанимаем менеджеров по продажам!


    Стремительное развитие бизнес процессов не может не отражаться на функционале и компетенциях менеджеров по продажам и в целом на отделе продаж.

    Наверняка Вы сталкивались с проблемой подбора персонала на одну из ключевых должностей — менеджера по продажам.

    Суть проблемы подбора кроется, на наш взгляд, в очень широком функционале, предъявляемом к этой должности.

    Для удовлетворения пожеланий работодателя данный сотрудник должен обладать не только соответствующим набором компетенций но и набором личностных качеств, позволяющих налаживать и поддерживать коммуникативные связи с клиентами, умением работать в режиме многозадачности, выполняя функции начиная от простого оператора Call-центра, заканчивая экспертом-юристом.

    За работников, обладающих всеми такими качествами, как правило работодатели держатся, работники знают себе цену и готовы переходить лишь на более выгодные условия. Те же менеджеры по продажам, что этими качествами не обладают, как правило, исполняют просто одну из функций отдела продаж приведенных ниже. Тем не менее уровень зарплат на рынке труда для этой специальности, дает им право запрашивать у работодателя зарплату не менее 30-40000 руб.

    Решением данной проблемы может быть разграничение функций в отделе продаж и приход к схеме:

    Руководитель отдела продаж;

    Call-центр (основная функция холодные звонки, подбор клиентов и «закрывание» их на встречу);

    Менеджеры -коммуникаторы (встреча с клиентом, презентация продукта, продажа продукта);

    Маркетологи (сбор информации, анализ рынка, поиск целевой аудитории для продукта, разработка новых направлений);

    Промоутеры(реклама и продвижение продукта).

    При таком построении отдела, у каждого сотрудника есть четкая и узкая специализация, снижается круг задач, а следовательно и уровень зарплаты.

    В результате работодатель имеет к примеру:

    вместо 5 менеджеров по продажам, претендующих на зарплату 30-40 тыс. рублей,

    одного оператора Call-центра, с зарплатой 15-20 тыс., одного Менеджера-коммуникатора с зарплатой 30-40 тыс., одного маркетолога с зарплатой 25-30 тыс., и одного промоутера — 25-30 тыс.

    Ничего не мешает узкому специалисту брать на себя за доплату дополнительные обязанности. А заставить менеджера по продажам, получающего стабильную зарплату, которая его устраивает, с максимальной эффективностью заниматься «холодными» звонками, расширять клиентскую базу, отрабатывать весь переговорный процесс и оформление договора, довольно трудно, особенно если в компании отсутствует система оценки эффективности деятельности и не установлены строгие критерии оценки его труда.

    Таким образом, разделяя функции в отделе продаж, уходя от сотрудников - «многостаночников», часто с завышенной самооценкой и претензиями к заработной плате вы имеете:

    1. Эффективный отдел продаж;

    2. Узких специалистов — обладающих высоким уровнем компетенций по данному направлению,

    3. Экономию фонда оплаты труда, более эффективное его использование,

    4. Возможность оперативно подбирать персонал на возникающие вакансии.


    Спасибо, что прочли статью.

    Если она была вам полезна, пишите отзывы, задавайте вопросы на нашем сайте:businesshelp.su, либо пишите на почту: consultant@businesshelp.su


    С уважением,

    HR-консультант Шадрин Виталий Борисович
     
  20. Profi1

    Profi1 Administrator Команда форума

    Отдаем подбор кадров на аутсорсинг?



    Кадры решают ВСЕ!

    Кто не сталкивается с подтверждением данного утверждения? Успешность и развитие каждого сотрудника — залог процветания и успеха компании в целом!

    Данное правило актуально с начала совместного труда первой группы людей. И в наше время вопрос с кадрами имеет не меньшую актуальность. Как не ошибиться при подборе персонала, как оправдать ожидания работодателя — один из наиболее важных вопросов в работе HR-менеджера. Выходом может быть аусторсинг по подбору персонала.


    Проблемы с подбором персонала

    Определяющие факторы при подборе специалистов

    Варианты решения проблемы

    Преимущества аутсорсинга подбора персонала.





    Проблемы с подбором персонала.

    Прошлые институты формирования кадров разрушены, особенно это коснулось профессиональной подготовки рабочих специальностей, новые пытаются найти взаимодействие с бизнесом, но проблема остается и каждый работодатель пытается её решить по своему. Дополнительно на данный вопрос накладывает свой отпечаток стремительный рост прогресса. Хорошие специалисты в прошлом, к сожалению, не всегда «шагают в ногу со временем», а некоторые даже начинают «задерживать» развитие, что в большой степени связано с отсутствием в компаниях мотивационной программы, в том числе и к профессиональному росту. Однако это уже тема для другой статьи.


    Наверняка Вы сталкивались с проблемой подбора персонала.


    Бывает очень непросто подобрать кандидата на ту или иную ключевую должность. Пример был приведен в уже опубликованной статье «Нанимаем менеджеров по продажам!».

    Суть проблемы подбора кроется, на наш взгляд, в трех факторах:

    · слишком широком функционале, предъявляемом к должности;

    · «размытости» в формулировках обязанностей в должностных инструкциях;

    · отсутствии системы повышения квалификации по той или иной конкретной специальности.



    Определяющие факторы при подборе специалистов.

    Каждое предприятие, в наше время, работает по своим индивидуальным локальным нормативным правилам и требованиям, на которые оказывают существенное влияние целый ряд факторов, таких как:

    · ниша рынка,

    · требования целевой аудитории,

    · конкуренция,

    · личностные требования и взгляды руководства компании или собственников бизнеса.

    · и др.


    Как учесть все эти факторы, или хотя бы их большую часть, и подобрать перспективного специалиста?

    На основании чего, в основном, принимается решение о приеме кандидата на работу? Как правило в этом вопросе работодатель полагается на «кадровика». Решение в большинстве случаев принимается на основании собеседования, иными словами, на основании личного (субъективного) мнения сотрудника кадровой службы, на основании «личностного фактора». А несет ли персональную ответственность кадровый работник в будущем за свое решение? Как правило – НЕТ. А сколько предприятие теряет финансовых средств при найме сотрудника, и сколько потенциально потеряет, если сотрудник окажется не способным исполнять весь комплекс задач по должности, и не оправдает ожиданий работодателя?

    К примеру, за три месяца испытательного срока вновь принятый сотрудник так и не смог проявить себя и стать полезным компании — работодатель вынужден его уволить. У HR-менеджера уйдет еще до 5 недель на поиск нового кандидата, и прием его на работу. В итоге свыше четырех месяцев направление «провисает», идет перераспределение функционала на других сотрудников. По данным HumanResources 81% рекрутеров при подборе персонала ошибаются. В результате чего работодатель несет значительные финансовые затраты, да и в коллективе возникает напряженность.


    Варианты решения проблемы.

    Для решения данной проблемы в компании можно воспользоваться одним из трех вариантов:

    1. Можно самостоятельно организовать работу, разработав алгоритм найма персонала, либо взять уже опробованный и проверенный временем. Однако никто не застрахован от ошибок. Да и получить информацию, не означает правильно ее применить. Работодатель подвергается определенным рискам, а это приводит к определенным финансовым потерям.

    2. Можно обучить своего сотрудника, при этом получив рабочий инструмент и подготовленного специалиста, способного его правильно применить. Данный вариант успешно подходит компаниям имеющим кадровую службу и заинтересованным в повышении квалификации своих сотрудников.

    3. Можно передать задачу по найму персонала на аутсорсинг. Данный вариант подходит предприятиям, в которых кадровые вопросы ведут сотрудники по совместительству, либо в штате есть только один сотрудник, занимающийся делопроизводством, или вопрос поиска персонала крайне редко встает на повестке дня.


    Преимущества аутсорсинга подбора персонала.

    · Делегируя подбор персонала профессионалам, работодатель получает человеческий ресурс более высшего качества, что сказывается на эффективности работы коллектива в целом и его нацеленности на результат.

    · Работодатель экономит организационные человеческие и материальные ресурсы которые тратятся на поиск, подбор, оценку и организацию вхождения в должность кандидата.


    Мы предлагаем услугу аутсорсинга по подбору персонала, которая включает в себя разработку с учетом специфики компании:

    · портрета рабочего места и набора компетенций для него;

    · портрет акандидата, требуемые от него компетенции, личностные характеристики и психологический портрет, исходя из пожеланий работодателя;

    · тестовых заданий для отбора кандидата;

    · должностной инструкции, с указанием критериев оценки труда работника;

    · проекта трудового договора;

    · проекта плана прохождения испытания и вхождения в должность.


    Подбирая персонал, мы проводим весь комплекс мероприятий по заполнению вакансии «под ключ», используя все новейшие технологии (Рекрутинг, Executive Search, Headhunting, Скрининг) и методы подбора (поиск внутри фирмы, поиск с помощью сотрудников, с помощью объявлений в СМИ, с помощью объявлений в интернете, поиск в ВУЗАх, на биржах труда и т.д).


    Таким образом предлагая услугу аутсорсинга по подбору персонала, мы даем возможность работодателю минимизировать финансовые и организационные затраты на подбор персонала, перенаправив данные ресурсы на направления основной деятельности.


    Спасибо, что прочли статью.

    Если она была вам полезна, пишите отзывы, задавайте вопросы, оставляйте заявки на наши услуги на сайте: http://businesshelp.su/personal-lider, либо пишите на почту: consultant@businesshelp.su



    С уважением,

    HR-консультант Шадрин Виталий Борисович
     

Поделиться этой страницей