Оформление нового работника.
У вас проведены все этапы подбора сотрудника. Кандидатом пройдены все собеседования, тесты. Подтвержден уровень квалификации, устраивают работодателя личностные качества. Согласованы все обязательные и дополнительные условия трудового договора. Принимаем!
1. Проведение предварительного медицинского осмотра будущего работника.
2. Ознакомление будущего работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами.
3. Заключение договора о полной материальной ответственности.
4. Заключение трудового договора.
5. Оповещение предыдущего работодателя
6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу и ознакомление с ним сотрудника.
7. Внесение записи в трудовую книжку.
8. Оформление личной карточки работника, ознакомление его под роспись.

Теперь необходимо документально оформить трудовые отношения.
Чтобы приступить к работе кандидат должен вместе с кадровиком пройти следующие этапы:
1. Проведение предварительного медицинского осмотра будущего работника
В соответствии со ст. 213 ТК РФ работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года – ежегодные) медицинские осмотры, позволяющие определить пригодность этих сотрудников для выполнения поручаемой работы и предупредить профессиональные заболевания.
Кроме того, есть перечень работников, по которым требование прохождения обязательного медицинского осмотра до начала трудовой деятельности установлено законодательством. К ним относятся: работники организаций пищевой промышленности, общественного питания, торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций, детских учреждений и др.
Кроме того, при приеме в организацию подростка (лица до 18 лет), работодатель обязан согласно ст. 69 и 266 ТК РФ, направить его на предварительный медицинский осмотр.
Для прохождения медицинского осмотра кандидату выдается индивидуальное направление, с указанием должности, на которую он принимается, вредных факторов и вида работ (при наличии). По результатам осмотра кандидат должен принести работодателю заключение о его результатах.
С 01.01.2012 порядок прохождения медицинских осмотров предусмотрен Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н. При приеме на работу несовершеннолетнего без прохождения предварительного медицинского осмотра, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Отказ кандидата от прохождения медицинского осмотра, может служить основанием для отказа в приеме на работу.
Однако если законодатель не предусмотрел обязательного прохождения медицинского осмотра для данной категории работников, то требовать у кандидата справку о состоянии здоровья незаконно (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).
Работодатель может направлять кандидатов для прохождения медицинского осмотра в медицинские учреждения с которыми у него заключен договор. В случае если у работодателя такого договора нет, то будущий работник может самостоятельно выбрать медицинское учреждение, оплатить прохождение осмотра, а работодатель должен эти расходы возместить, даже если кандидат по каким-то либо причинам не будет трудоустроен (ч. 6 ст. 213 Трудового кодекса РФ).
2. Ознакомление будущего работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами.
До подписания трудового договора необходимо под роспись ознакомить принимаемого работника с правилами внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, а так же с коллективным договором (ст. 68 ТК РФ), если он имеется в организации.
Если работодатель не ознакомил сотрудника с локальными нормативными актами, либо работник не расписался в листе (журнале) ознакомлений с локальным нормативным актом, то требовать от сотрудника его исполнения работодатель не имеет права.
В случае, когда по должности, на которую принимается работник, в организации разработана и утверждена должностная инструкция, то работодатель обязан ознакомить с ней сотрудника под роспись. Ознакомившись с локальными нормативными актами организации, сотрудник фактически подтверждает своей подписью согласие с условиями трудовых отношений озвученных ему на собеседовании.
3. Заключение договора о полной материальной ответственности
Выполнение некоторого вида работ предусматривает заключение с работниками договоров о полной материальной ответственности. Подобные договоры заключаются только с теми лицами, которые указаны в специальных перечнях работ и категорий работников, с которыми могут заключаться такие договоры. В трудовую функцию данных работников должны включаться обязанности по хранению, обработке, продаже (отпуску), перевозке или применению в процессе производства переданных им ценностей.
Полный Перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, разработан Министерством труда и социального развития Российской Федерации по поручению Правительства Российской Федерации и утвержден Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Согласно ст. 244 ТК РФ, подобный договор может быть заключен только с совершеннолетними лицами.
Отказ работника от заключения договора о полной материальной ответственности, в случае, когда по роду своей деятельности он обязан обслуживать материальные ценности стоит рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей, что является дисциплинарным проступком.
4. Заключение трудового договора
Трудовой договор оформляется по типовой форме, либо по форме составленной работодателем, и издается в двух экземплярах. Подписывается работодателем, либо его представителем с одной стороны и работником с другой. Один экземпляр отдается сотруднику, второй остается в организации (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
В случае если типовая форма документа не используется, либо используется частично, необходимо включать в договор пункты, которые должны быть в трудовом договоре в обязательном порядке.
Трудовой договор заключается с дееспособными лицами, достигшими 18 лет и не имеющими медицинских противопоказаний для занятия данного рода деятельностью.
При приеме на работу лица, не достигшего 18-летнего возраста, необходимо соблюсти в соответствии с законодательством о труде ряд условий:
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими 16 лет. Работодатель имеет право принять на работу лиц моложе 16 лет в случае, если они:
• достигли возраста 15 лет и получили (получают) общее образование – для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью (ч. 2 ст. 63 ТК РФ);
• достигли возраста 14 лет и получают общее образование – для выполнения в свободное от получения образования время легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью (ч. 3 ст. 63 ТК РФ).
Работодатель вправе заключать трудовые договоры с лицами указанной категории при условии, что работа выполняется в свободное от получения образования время без ущерба для освоения образовательной программы. Обязательные условия для заключения такого договора – согласие одного из родителей (попечителя) и разрешение органа опеки и попечительства.
В отдельных случаях, строго оговоренных в ТК разрешается принимать лиц, не достигших 14 лет. Их можно привлекать для работы в организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках, физкультурно-спортивных и других организациях. Эти организации могут принимать на работу несовершеннолетних только для участия в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (ч. 4 ст. 63 ТК РФ) при условии, что работа выполняется без ущерба их здоровью и нравственному развитию. Для заключения такого договора необходимо получить согласие одного из родителей (опекуна) и разрешение органа опеки и попечительства. Трудовой договор от имени работника подписывается его родителем (опекуном). В разрешении органа опеки и попечительства указываются максимально допустимая продолжительность ежедневной работы и другие условия, в которых может выполняться работа (ч. 4 ст. 63, ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ).
Несовершеннолетние лица не могут быть допущены:
• к работам с вредными и (или) опасными условиями труда;
• к подземным работам;
• к работам, выполнение которых может причинить вред здоровью и нравственному развитию;
• к работам, предполагающим переноску (передвижение) тяжестей сверх установленных предельных норм (ст. 265 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 № 163 «Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет»).
В трудовой договор в соответствии с требованиями трудового законодательства должны быть включены обязательные сведения и условия (ст. 57 ТК РФ), помимо них в трудовой договор могут быть включены и дополнительные условия (ч. 4 ст. 57).
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа обязательных, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями.
Если работник приступил к работе без заключения трудового договора, то с работником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допуска к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Договор оформляется при этом текущей датой, а дата начала работы должна соответствовать дате фактического начала работы.
В случае если работник приступил к работе с ведома, или по поручению работодателя, а трудовой договор с ним заключен позднее, то даже если в приказе о приеме на работу указано, что испытательный срок установлен, испытания не проводится.
Трудовой кодекс дает в случае фактического допуска только одну законную возможность установления испытания – оформление отдельного соглашения об испытании до начала работы. Если же отдельное соглашение не оформлено, то включение данного условия впоследствии в трудовой договор незаконно.
Один из двух экземпляров трудового договора передается работнику, другой – хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается его подписью на экземпляре, который хранится у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
5. Оповещение предыдущего работодателя
Работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы предоставляет сведения в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 700 «О порядке сообщения работодателем при заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение 2 лет после его увольнения с государственной или муниципальной службы о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы».
В соответствии с установленным порядком, работодатель должен направить письмо на бланке организации за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, подписавшего трудовой договор в организацию, где ранее работал сотрудник (форма уведомления ???).
6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу и ознакомление с ним сотрудника
Прием на работу нового сотрудника оформляется приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Основанием для его издания является заключенный трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям договора. Приказ о приеме на работу подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, после чего объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Но важно учитывать, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не обязательны к применению. Новый закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, отменяя обязательное применение унифицированных форм, дает возможность хозяйствующим субъектам отредактировать унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности с целью улучшения практики применения норм бухгалтерского законодательства.
После издания приказа необходимо зарегистрировать приказ (распоряжения) о приеме сотрудника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).
7. Внесение записи в трудовую книжку
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ), в случае, когда работа у данного работодателя – основная для сотрудника.
Статья 66 ТК РФ содержит понятие «трудовая книжка», описывает обязанности работодателя, связанные с хранением, ведением трудовых книжек, регулирует порядок их оформления.
Образец трудового документа и вкладыша утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Постановление также регламентирует нормы хранения и ведения персональных трудовых документов.
Министерством труда и соцразвития России 10.10.2003 принято
Постановление № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», где содержатся строгие нормы заполнения трудовых документов (книжек и вкладышей в них) и алгоритм исправления допущенных ошибок.
8. Оформление личной карточки работника.
Унифицированная форма личной карточки работника № Т-2 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Личная карточка регистрируется в журнале учета личных карточек работников. Личная карточка оформляется на каждого сотрудника, принятого на работу по трудовому договору, и ведется в течение всего периода трудовой деятельности работника в организации. После увольнения карточка закрывается, но продолжает храниться в организации.
В личной карточке указываются все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. Каждая запись должна быть подтверждена подписью сотрудника, которая свидетельствует о том, что он ознакомлен с внесенными в личную карточку данными.
В этой статье последовательно изложен алгоритм документального оформления нового работника организации. Соблюдение описанных выше этапов приема на работу позволит работодателю избежать проблем как с сотрудниками, так и с контролирующими органами надзорными органами.




Отзывы наших клиентов


КАДРЫ решают все!!!
Успех компании создается успешной КОМАНДОЙ


  • Проведите БЕСПЛАТНО   АУДИТ КАДРОВОГО УЧЕТА, определитесь с направлением оптимизации работы с кадрами.
  • 3 варианта связаться с нами:

Защитите Ваш бизнес от негативных последствий нарушений трудового законодательства!!!

Контактная информация


Ростов-на-Дону

Ростовская область

(863) 260 - 05 - 77

ПН - ПТ 10.00 - 18.00
ВЫХ - СБ, ВС

Приглашаем на форум

"Обсуждаем вопросы консалтинга и кадрового менеджмента"

Присоединяйтесь...

присоединится